KỸ NĂNG KIỂM SOÁT SỐ LIỆU TRÊN BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH TRƯỚC KHI LÊN BCTC
– Trong một hoạt động SXKD của DN, kế toán hạch toán và lên sổ sách kế toán của năm tài chính.
– Kết quả cuối cùng là BCTC và quyết toán thuế của năm tài chính đó.
– Làm thế nào để kiểm tra, kiểm soát được số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh trước khi lên BCTC? Còn bỏ sót gì không? Số liệu có đúng hay không?
Một số kỹ năng giúp các bạn kiểm tra nhanh số liệu trên Bảng Bảng Cân đối phát sinh, trước khi lên BCTC, cụ thể như sau:
1. Tài khoản loại 1 và loại 2
– Các Tài khoản loại 1 và loại 2 không có Số Dư Bên Có.
– Trừ một số TK 214 (Khấu hao), TK 229 (Các khoản dự phòng).
2. Tài khoản loại 3 và loại 4
– Các Tài khoản loại 3 và loại 4 không có Số Dư Bên Nợ.
– Trừ một số TK 352 (Dự phòng phải trả), TK 421 (Lợi nhuận chưa phân phối), TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp nhà nước mở chi tiết cho từng loại thuế),…
3. Tài khoản từ loại 5 đến loại 9
Các Tài khoản từ loại 5 đến loại 9 không có Số Dư.
4. Tiền mặt và ngân hàng
– Quỹ tiền mặt TK 111 không âm (Kiểm tra chi tiết từng giai đoạn không âm).
– TK 112 chi tiết từng ngân hàng phải khớp với Số Dư Cuối Kỳ trong sổ phụ từng ngân hàng.
5. Các Tài khoản công nợ và tiền vay
5.1. Các khoản công nợ
– Các Tài Khoản là công nợ: 131, 331,… Có thể có Số Dư cả 2 bên (Vừa nợ, vừa có).
– Cách kiểm tra: Vào bảng tổng hợp của từng loại công nợ đối chiếu với TK công nợ trên Bảng Cân Đối Tài Khoản: 131, 141, 138, 331,…
– Số tiền Bên Dư Nợ của bảng tổng hợp = Số tiền Bên Dư Nợ của Tài khoản công nợ tương ứng trên Bảng Cân Đối Tài Khoản; Và kiểm tra Số tiền Bên Dư Có tương tự.
– Số chi tiết công nợ của khách hàng hoặc nhà cung cấp phải khớp với từng khách hàng hoặc nhà cung cấp được tổng hợp trên Bảng tổng hợp công nợ phải thu hoặc công nợ phải trả
5.2. Các khoản vay, nợ thuê tài chính TK 341
– Tài khoản này không có Dự Nợ => Nên kiểm tra cả Số Phát Sinh và Số Dư Cuối Kỳ.
– Phát sinh vay và trả nợ có phù hợp không.
– Những trường hợp vay cá nhân, cần làm thủ tục trả lãi, hoặc tính lãi vào chi phí trong kỳ.
– Nếu không thực hiện trả lãi từng tháng thì phải hạch toán tiền lãi vay vào chi phí và đưa treo vào TK 335 – Chi phí phải trả
– Khi trả tiền lãi cho cá nhân thì phải tính thuế TNCN 5% khấu trừ đi trước khi trả tiền lãi
6. Kiểm tra các loại thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN
6.1. Thuế đầu ra – Kiểm tra tổng thể cả năm
Số Dư Có cuối kỳ TK 33311 trên Bảng CĐTK = Số Dư Có Đầu Kỳ TK 33311 (Nếu có) + Tổng trên các Chỉ tiêu 40 trên tờ khai của cả năm cộng lại – Số tiền thuế đã nộp trong năm và đã hạch toán Nợ TK 33311/Có TK 112, 111
6.2. Thuế đầu vào
– Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang Chỉ tiêu [22] Tờ khai tháng 12 hoặc Tờ khai Quý 4 = Số Dư Đầu Kỳ Nợ TK 133, Số Dư Nợ Cuối Kỳ TK 133 trên Bảng CĐTK = Chỉ tiêu [43] của tháng 12 hoặc Quý 4 của năm (Đây là trường hợp hóa đơn của năm nào được kế khai đúng của năm đó)
– Còn trên thực tế thì thường xảy ra hóa đơn của năm trước kê khai sang năm sau dẫn đến Chỉ tiêu 43 trên Tờ của tháng 12 hoặc của Quý 4 không bằng Số Dư Nợ TK 133 trên Bảng Cân Đối TK => Do vậy khó kiểm soát.
– Để khắc phục tình trạng này thì ngay trên hệ thống TK 1331 tách ra những hóa đơn nào ở trong năm mà sang năm sau với kê khai thuế thì hạch toán vào TK 13312 để theo dõi. Đến khi các hóa đơn này được kê khai vào năm sau thì lúc đó hạch toán kết chuyển từ TK 13312 sang TK 13311.
– Khi tách TK 1331 ra như thế thì vừa theo dõi chuẩn công nợ với nhà cung cấp đồng thời theo dõi chuẩn Số thuế được khấu trừ khớp với Tờ khai của tháng, quý, năm.
6.3. Thuế TNDN
– Thuế TNDN nếu đã tạm nộp trong kỳ mà nộp thừa thì có Dư Nợ TK 3334.
– Nếu số thuế TNDN tạm nộp trong kỳ còn thiếu, thì Dư Có TK 3334.
– Kiểm tra Số phát sinh nợ của TK 3334 trong kỳ (Số thuế TNDN tạm tính đã nộp nếu có) + Số Dư Nợ Đầu Kỳ của TK 3334 (Nếu có) + Số thuế TNDN tạm tính của quý 4 năm N đã nộp ở năm N+1; Tổng cộng lại điền vào Chỉ tiêu E trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN, Mẫu 03/TNDN.
* Lưu ý:
+ Sau khi cân đối chi phí xong và chạy thử để ra kết quả lãi lỗ thì phải tiến hành Quyết toán thuế TNDN trước để xác định được số thuế phải nộp trên Chỉ tiêu D trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN, Mẫu 03/TNDN (Nếu có) và lấy số này hạch toán tiếp vào phần mềm kế toán Nợ TK 821/Có TK 3334 => Sau đó kết chuyển lại để ra kết quả lãi lỗ cuối cùng sau khi đã trừ đi thuế phải nộp.
+ Trong năm nếu có Số thuế TNDN phải nộp thì chỉ cần hạch toán và theo dõi số tiền thuế đã nộp tạm tính, và đến cuối năm thì hạch toán số phải nộp tổng thể.
6.4. Thuế TNCN
Thuế TNCN đã tính đúng tính đủ chưa, có khớp với số thuế phải nộp trên Tờ khai Quyết toán thuế TNCN không? => Thông qua kiểm tra bằng các công thức:
Xác định thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất
Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ
Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản miễn thuế
Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập – Các khoản miễn thuế – Các khoản giảm trừ
7. Các tài khoản kho
* Các TK về kho: 152, 153, 155, 156, 157 phải khớp với thành tiền Tồn Đầu Kỳ, Tồn Cuối Kỳ của bên Báo cáo Tổng hợp nhập xuất tồn kho:
+ Số dư nợ đầu kỳ trên Bảng CĐTK: TK 152, 153, 155, 156, 157 = Tồn Đầu Kỳ 152, 153, 155, 156, 157 ở Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.
+ Số PS nợ trên bảng CĐTK: TK 152, 153,155,156 , 157= Tổng Nhập trong kỳ 152, 153,155,156, 157 ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
+ Số Phát Sinh Có trên Bảng CĐTK: TK 152, 153, 155, 156, 157 = Tổng Xuất trong kỳ 152, 155, 156, 157 ở Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.
+ Số Dư Nợ Cuôi Kỳ trên Bảng CĐTK: TK 152, 153, 155, 156, 157 = Tổng Tồn Cuối Kỳ 152, 155, 156, 157 ở Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.
* Lưu ý: Kho không được để âm. Nếu kho âm cần kiểm tra:
+ Hàng bán đã có đầu vào nhập kho chưa.
+ Xuất kho có đúng số hàng tồn không.
+ Hạch toán xuất nhập có chỗ nào sai sót không.
+ Kết chuyển giá vốn theo tháng, hoặc cuối năm, nhưng đảm bảo hàng hóa, vật tư phải có trước khi xuất bán.
+ Nếu có thành phẩm hay dịch vụ, cần tính giá thành, giá vốn hàng bán.
+ Nếu công cụ dụng cụ xuất dùng thì không được để Số dư ở TK 153 mà phải đưa vào TK 242 để phân bổ.
+ Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa, vật tư thấp hơn giá thị trường tại thời điểm 31/12 thì trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Định mức tiêu hao vật tư đã thực hiện đúng chưa. Tính giá thành lưu ý tới các khoản phân bổ và chi phí dở dang.
8. Chi phí SXKD dở dang TK 154
– DN sản xuất sản phẩm: Phải khớp với Số dở dang cuối kỳ trên Bảng tổng hợp tính giá thành sản phẩm.
– DN Dịch vụ: Phải khớp với Số dở dang cuối kỳ trên Bảng tổng hợp tính giá thành Dịch vụ.
– DN xây dựng lắp đặt: Phải khớp với Số dở dang cuối kỳ trên Bảng tổng hợp tính giá thành công trình.
9. Chi phí trả trước dài hạn
TK 242 (Chi phí trả trước dài hạn) phải khớp với Tổng giá trị còn lại trên Bảng phân bổ TK 242.
10. Phân bổ khấu hao
– Cần đối chiếu cả TK 211 và 214 với Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, với những Chỉ tiêu sau:
+ Số lần phân bổ khấu hao.
+ Phát sinh tăng TSCĐ (Nếu có).
+ Phát sinh giảm TSCĐ (Nếu có).
+ Dư nợ TK 211 phải khớp với nguyên giá của TSCĐ tại Bảng phân bổ khấu hao.
+ Phát sinh Có của TK 214 và Dư Có của TK 214 phải khớp với Số khấu hao trong kỳ và khấu hao lũy kế.
– Lấy Số Dư Nợ TK 211 – Số Dư Có TK 214, phải khớp với tổng giá trị còn lại bên Bảng tính khấu hao TK 214.
11. Chi phí tiền lương Tài khoản 334
– Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập phải trả trả ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp các loại,…) của 12 tháng tiền cộng lại.
– Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán (Phần chi từ TK 111/112 + Các khoản giảm trừ (Các loại bảo hiểm tổng 10,5% + Thuế TNCN,…) của 12 tháng tiền lương cộng lại.
– Nên làm một Bảng tổng hợp lương của 12 tháng cộng lại => Sau đó đối chiếu với Bảng tổng hợp này là chính xác nhất.
12. Hạch toán lệ phí môn bài
Nếu quên chưa hạch toán lệ phí môn bài, và tiền thuế đã nộp thì trên phần mềm HTKK sẽ có số dư nợ.
13. Kết chuyển lãi – lỗ của năm trước
* TK 421 có 2 tài khoản cấp 2:
+ TK 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước.
+ TK 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.
* Để xác định được lợi nhuận chưa phân phối năm trước sẽ dựa vào số dư TK 4212 trên Bảng cân đối số phát sinh của năm trước, cụ thể là:
– Nếu TK 4212 có Số Dư Bên Nợ => Năm trước Doanh nghiệp Lỗ => Kết chuyển Lỗ, ghi:
Nợ TK 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
Có TK 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
– Nếu TK 4212 có Số Dư Bên Có => Năm trước Doanh nghiệp Lãi => Kết chuyển Lãi, ghi:
Nợ TK 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Có TK 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
14. Sổ nhật ký chung
Tổng Số phát sinh (Nợ, Có) trên Sổ Nhật Ký Chung = Tổng số phát sinh (Nợ, Có) trên Bảng cân đối tài khoản.
15. Kiểm tra sổ cái với Bảng cân đối tài khoản
– Số Dư Nợ Đầu Kỳ trên Sổ Cái của các TK Loại 1, Loại 2 = Số Dư Nợ Đầu Kỳ TK Loại 1, Loại 2 trên Bảng CĐTK, trừ TK công nợ lưỡng tính.
– Số Dư Có Đầu Kỳ trên Sổ Cái của các TK Loại 3, Loại 4 = Số Dư Có Đầu Kỳ TK Loại 3, Loại 4 trên Bảng CĐTK, trừ TK công nợ lưỡng tính.
– Tổng số phát sinh (Nợ, Có) trên Số Cái của các TK từ Loại 1 đến Loại 9 – Tổng số phát sinh (Nợ, Có) của các TK từ Loại 1 đến Loại 9 trên Bảng CĐTK.
16. Kiểm tra Bảng phát cân đối phát sinh tài khoản
Tổng Số Dư Nợ Đầu Kỳ = Tổng Số Dư Có Đầu Kỳ
Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng phát sinh Có trong kỳ
Tổng Số Dư Nợ Cuối Kỳ = Tổng Số Dư Có Cuối Kỳ
17. Khi lập Bảng cân đối kế toán cần nhớ các điều cơ bản
– Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần: Tài sản và nguồn vốn.
– Số liệu để lên Bảng cân đối kế toán thì căn cứ vào các Loại Tài khoản đã được đã được chia ở trên:
* Phần Tài sản được lấy từ Số Dư Bên Nợ Cuối Kỳ trên Bảng cân đối tài khoản của các loại TK sau:
+ TK Loại 1 và Loại 2.
+ Tài khoản Loại 3 (Nếu có Số Dư Nợ).
+ Riêng các Tài khoản khấu hao, TK dự phòng được lấy từ Số Dư Bên Có và ghi âm vào phần Tài sản.
* Phần Nguồn vốn được lấy từ Số Dư Bên Có Cuối Kỳ trên Bảng cân đối tài khoản của các loại TK sau:
+ TK Loại 3 và Loại 4.
+ Tài khoản Loại 1 (Là TK công nợ nếu có Số Dư Có).
* Lưu ý: Các TK từ Loại 5 đến Loại 9 vì không có Số Dư nên không lên Bảng cân đối kế toán và Số liệu phát sinh được thể hiện trên Bảng kết quả hoạt động SXKD.
Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán
Xem thêm :