Trong trường hợp hóa đơn điện tử viết sai, có hai cách xử lý chính là thu hồi hoặc chỉnh sửa tùy vào tình huống cụ thể. Dưới đây là các bước cụ thể để thực hiện từng phương pháp:

Xem thêm: Những lưu ý khi xuất hoá đơn điện tử

1. Thu hồi hóa đơn điện tử viết sai

Bước 1: Lập biên bản thu hồi hóa đơn

• Cần lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử sai sót, có chữ ký xác nhận của cả bên bán và bên mua.
• Biên bản này cần ghi rõ lý do thu hồi và thông tin chi tiết của hóa đơn sai sót.

Bước 2: Thu hồi hóa đơn sai

• Hủy bỏ hóa đơn sai sót trên hệ thống hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn thu hồi này không được sử dụng nữa và cần được ghi nhận trong hệ thống.

Bước 3: Lập hóa đơn mới

• Sau khi thu hồi hóa đơn sai, lập hóa đơn mới thay thế với thông tin chính xác.
• Gửi hóa đơn mới cho bên mua và đảm bảo lưu trữ đúng quy định.

2. Chỉnh sửa hóa đơn điện tử viết sai

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót

• Lập biên bản ghi nhận sai sót giữa bên bán và bên mua, có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
• Biên bản này phải ghi rõ nội dung sai sót và phương án chỉnh sửa.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh

• Nếu sai sót liên quan đến thông tin trên hóa đơn (ví dụ: sai số lượng, đơn giá), cần lập hóa đơn điều chỉnh.
• Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ là điều chỉnh cho hóa đơn số bao nhiêu, ngày tháng năm nào và nội dung điều chỉnh cụ thể.

Bước 3: Gửi hóa đơn điều chỉnh

• Gửi hóa đơn điều chỉnh cho bên mua và đảm bảo hóa đơn này được lưu trữ đúng quy định.

Các lưu ý chung

• Luôn đảm bảo biên bản thu hồi hoặc biên bản ghi nhận sai sót được lưu trữ cẩn thận và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
• Thực hiện việc thu hồi hoặc chỉnh sửa theo đúng quy định của pháp luật hiện hành để tránh các rắc rối pháp lý.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế để quản lý hóa đơn một cách hiệu quả và chính xác.

Việc thu hồi hay chỉnh sửa hóa đơn điện tử cần được thực hiện cẩn thận và theo đúng quy trình để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của thông tin kế toán.