Luật kế toán về hoá đơn

Hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng nhất trong hệ thống kế toán Việt Nam. Nó vừa là chứng từ kế toán (theo Luật Kế toán), vừa là chứng từ thuế (theo Luật Quản lý thuế).

Xem thêm: Tài sản cố định là gì?

Luật kế toán về hoá đơn

1. Cơ sở pháp lý chính

• Luật Kế toán 2015 (số 88/2015/QH13, hiệu lực từ 01/01/2017): Điều 20 quy định trực tiếp về hóa đơn.
• Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi, bổ sung) và Luật Quản lý thuế 2025 (hiệu lực từ 01/7/2026).
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2022): Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ (vẫn là văn bản cốt lõi).
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025): Sửa đổi, bổ sung Nghị định 123.
• Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/6/2025): Hướng dẫn chi tiết, thay thế Thông tư 78/2021.
• Thông tư 99/2025/TT-BTC: Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (liên quan chứng từ).

2. Định nghĩa và vai trò của hóa đơn theo Luật Kế toán

Theo Điều 20 Luật Kế toán 2015:

• Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập.
• Ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ.
• Nội dung, hình thức, trình tự lập, quản lý, sử dụng hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế (không do Luật Kế toán quy định chi tiết mà dẫn chiếu sang thuế).

Vai trò kép:

• Kế toán: Căn cứ ghi sổ kế toán (doanh thu, chi phí, thuế GTGT đầu vào/ra).
• Thuế: Căn cứ kê khai, khấu trừ, nộp thuế.

3. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn (Nghị định 123/2020, sửa đổi bởi 70/2025)

1. Khi bán hàng hóa/dịch vụ → bắt buộc lập hóa đơn giao cho người mua (kể cả khuyến mại, biếu tặng, nội bộ… trừ luân chuyển nội bộ sản xuất).
2. Phải ghi đầy đủ, chính xác nội dung theo quy định.
3. Sử dụng hóa đơn điện tử là hình thức chính (hóa đơn giấy chỉ còn một số trường hợp đặc biệt).
4. Tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế.
5. Dữ liệu hóa đơn là cơ sở quản lý thuế.

4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn (Điều 10 Nghị định 123, sửa đổi)

Các nội dung chính (theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025):

• Tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán và người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng thanh toán.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Chữ ký số của người bán (một số trường hợp miễn trừ).
• Mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).

Nội dung không bắt buộc: Một số chỉ tiêu phụ (theo Thông tư 32/2025).

5. Các loại hóa đơn phổ biến

• Hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng): Dùng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Dùng cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp.
• Hóa đơn điện tử có mã / không có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn đặc thù: Tem, vé, thẻ, chứng từ khấu trừ thuế TNCN…

6. Thời điểm lập hóa đơn

• Thông thường: Khi lập hóa đơn bán hàng/dịch vụ.
• Một số trường hợp đặc biệt (xuất hàng trước, thanh toán sau…): Theo quy định chi tiết tại Điều 9 Nghị định 123.

7. Xử lý hóa đơn sai sót

• Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
• Có biên bản điều chỉnh (một số trường hợp).
• Truyền dữ liệu cho cơ quan thuế kịp thời.

8. Lưu trữ và kiểm tra

• Lưu trữ tối thiểu 10 năm.
• Phải đảm bảo tính toàn vẹn, dễ dàng tra cứu.
• Cơ quan thuế có quyền kiểm tra, yêu cầu xuất trình.

9. Vi phạm và xử phạt

• Vi phạm về hóa đơn thuộc nhóm xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (Nghị định 125/2020, sửa đổi).
• Phạt tiền từ vài triệu đến hàng trăm triệu tùy mức độ (giả mạo, không lập, lập sai…).
• Có thể truy cứu trách nhiệm hình sự nếu nghiêm trọng.

10. Một số điểm mới quan trọng 2025–2026

• Nghị định 70/2025 & Thông tư 32/2025: Bổ sung quy định về xuất hóa đơn cho cá nhân, bảng kê, nội dung hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền…
• Chuyển dần sang hóa đơn điện tử hoàn toàn, giảm giấy tờ.
• Tăng cường kết nối dữ liệu tự động với cơ quan thuế.

Lưu ý thực tế cho kế toán

• Hóa đơn phải hợp pháp, hợp lệ, hợp lý mới được khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí.
• Luôn kiểm tra tính chính xác trước khi kê khai.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối với cơ quan thuế để tránh sai sót.