Tồn kho ảo  -Thực trạng tồn kho trên sổ sách vẫn là vấn đề cốt lõi trong thực tế đối vơi các doanh nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Trên thực tế, lượng hàng hóa rất ít khi khớp với sổ sách báo cáo, đặc biệt là với doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn. Vậy phải xử lý trường hợp này như thế nào?

Xem thêm: 

34 Các khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN (Phần 1)

34 khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN (Phần 2)

1.Thế nào là tồn kho ảo? Những rủi ro về thuế do tồn kho ảo gây ra:

1.1. Thế nào là tồn kho ảo?

Tồn kho ảo là lượng hàng hóa, vật tư tồn kho trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với thực tế, dù chênh lệch này nhiều hay ít thì số liệu kế toán cũng phản ánh không trung thực giá trị hàng tồn kho. Như vậy nó ảnh hưởng đến Doanh thu, chi phí, lợi nhuận, các chỉ số trên BCTC, ảnh hưởng đến đánh giá kết quả kinh doanh của Doanh nhiệp…

1.2. Nguyên nhân dẫn đến tồn kho ảo:

1.2.1. Nguyễn nhân khách quan:

• Không nắm rõ nguyên tắc kế toán

Đó là nguyên tắc ghi chép, hạch toán đầy đủ, kịp thời, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

• Không nắm được quy định khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ:

Doanh nghiệp khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn.

• Hiểu nhầm về các trường hợp không phải xuất hóa đơn:

Theo TT39/2014/TT-BTC .Điều 18. Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn

1. Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
2. Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
3. Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

== > Theo khoản 1 thì người bán không phải lập hóa đơn nếu từng lần bán hàng có giá trị nhỏ hơn 200.000đ và nếu người mua không yêu cầu, theo khoản 3 thì cuối mỗi ngày người bán phải lập hóa đơn cho các mặt hàng đã bán trong ngày mặc dù giá trị mỗi lần nhỏ hơn 200.000đ nhưng Kế toán không lập.

• Không nắm được phải ghi nhận doanh thu tính thuế khi bán hàng hóa dịch vụ.

• Không biết lập hồ sơ để giảm hàng tồn kho cho hàng hóa hết hạn sử dụng, hao hụt tự nhiên.

1.2.2. Nguyên nhân chủ quan:

Doanh nghiệp sai sót trong quá trình bán hàng, không lập hóa đơn khi người mua hàng không yêu cầu.

1.3. Những rủi ro về thuế mà tồn kho ảo gây ra:

Theo TT 166/2013/TT – BTC, Điều 12. Xử phạt đối với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn

1.3.1.- Các trường hợp khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, bao gồm:

a) Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, tăng số thuế được miễn, giảm nhưng người nộp thuế phát hiện và đã ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế làm phát sinh nghĩa vụ thuế trên sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ khi lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế.

b) Hành vi khai sai của người nộp thuế làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm, người nộp thuế chưa điều chỉnh, ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ kê khai thuế, nhưng khi bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, người vi phạm đã tự giác nộp đủ số tiền thuế khai thiếu vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền lập biên bản kiểm tra thuế, kết luận thanh tra thuế.

c) Hành vi khai sai của người nộp thuế làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm đã bị cơ quan có thẩm quyền lập biên bản kiểm tra thuế, kết luận thanh tra thuế xác định là có hành vi khai man, trốn thuế, nhưng nếu người nộp thuế vi phạm lần đầu, có tình tiết giảm nhẹ và đã tự giác nộp đủ số tiền thuế vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt thì cơ quan thuế lập biên bản ghi nhận để xử phạt theo mức phạt tiền đối với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm.

d) Sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm, nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra phát hiện, người mua có hồ sơ, tài liệu, chứng từ, hóa đơn chứng minh được lỗi vi phạm hóa đơn bất hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.

1.3.2.- Mức xử phạt đối với các hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều này là 20% tính trên số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm cao hơn so với mức quy định của pháp luật về thuế.

1.3.3-Trường hợp vi phạm theo quy định tại Khoản 1 Điều này ngoài việc bị xử phạt theo quy định tại Khoản 2 Điều này còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là nộp đủ số tiền thuế nợ, số tiền thuế thiếu, tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.

Cơ quan thuế xác định số tiền thuế thiếu, số ngày chậm nộp tiền thuế, tiền chậm nộp tiền thuế; số tiền phạt và ra quyết định xử phạt đối với người nộp thuế.
Cơ quan thuế căn cứ ngày nộp tiền vào ngân sách nhà nước ghi trên chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước hoặc chứng từ chuyển khoản có xác nhận của kho bạc nhà nước hoặc tổ chức tín dụng để xác định việc người nộp thuế đã nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước và số ngày chậm nộp tiền thuế để làm căn cứ xác định số tiền chậm nộp tiền thuế.

1.3.4.- Trường hợp, người nộp thuế có hành vi khai sai quy định tại Khoản 1 Điều này nhưng không dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc chưa được hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế thì không bị xử phạt theo quy định tại Điều này mà bị xử phạt theo quy định tại Khoản 4 Điều 8 Thông tư này.

Tùy mức độ vi phạm Thuế sẽ có quyết định xử lý, các bạn đọc thêm ở TT166 Điều 13. Xử phạt đối với hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

2. Tại sao Cơ Quan Thuế phát hiện tồn kho ảo?

Cơ quan Thuế luôn yêu cầu DN báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, vật tư để xem xét, tiếp theo là yêu cầu xem biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm, khi có dấu hiệu tồn kho ảo Thuế sẽ yêu cầu tiếp theo là in và báo cáo toàn bộ nhập xuất tồn hàng hóa, vật tư đến tại thời điểm kiểm tra.
Sau khi đó là yêu cầu kiểm kê hàng thực tế tại thời điểm kiểm tra, như vậy sẽ phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và thực tế hàng tồn kho.
Trường hợp này Thuế sẽ căn cứ tình hình cụ thể để đưa ra quyết định xử phạt.

3. Cách xử lý hàng tồn kho ảo về Thuế:

Để tránh việc bị truy thu thuế và quy việc bán hàng không xuất hóa đơn hoặc khi doanh nghiệp mua bán hóa đơn khống tạo sai lệch sổ sách so với thực tế thì có thể giảm tồn kho ảo theo cách sau:

3.1. Đăng ký với Sở Công Thương về việc thực hiện hàng Khuyễn mãi:

Khi xuất hóa đơn bán hàng cho người mua, xuất khối lượng bao nhiêu thì khuyến mại thêm một ít sẽ giảm được lượng hàng tồn kho

3.2. Giảm giá hàng bán:

Nếu người mua ký hợp đồng mua hàng với số lượng lớn thì giảm giá => tăng được số lượng hàng bán ra , đồng thời giảm được lượng hàng tồn kho.

3.3. Lập thủ tục thanh lý, hủy hàng hóa:

Cứ cách khoảng 3 – 6 tháng, Doanh nghiệp nên làm 1 lần bằng cách xem mặt hàng nào có giá trị ngày mua lâu nhất mà giờ còn tồn kho thì thực hiện cách này.

3.3.1. Thanh lý:

• Biên bản kiểm tra hàng hóa
• Quyết định thanh lý hàng hóa để lâu không bán được.
• Xuất hóa đơn thanh lý.

3.3.2. Hủy hàng:

• Biên bản kiểm kê hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng
• Đề nghị hủy hàng hóa do hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng
• Quyết định tiêu hủy và phương án hủy hàng hóa
• Biên bản hủy hàng hóa

3.4. Nhượng thương mại:

Doanh nghiệp tìm xem doanh nghiệp nào có nhu cầu thì xuất bớt hóa đơn cho họ, VAT tùy thỏa thuận, thuế TNDN không đáng lo vì sẽ xuất giá trị bằng hoặc trên giá vốn không đáng kể.

3.5. Xuất hóa đơn cho khách lẻ:

Xuất hóa đơn cho người mua hàng không lấy hóa đơn được xem là thượng sách và cũng là cách mà cán bộ thuế khi quyết toán thuế tư vấn hướng dẫn cho doanh nghiệp. Mặc dù doanh nghiệp chịu thiệt 10% nhưng đây là phương án an toàn nhất.

3.6. Hàng thiếu hụt khi kiểm tra hàng hóa:

Doanh nghiệp lập Biên bản phạt đền, trừ vào lương nhân viên. Nhưng cách làm này chỉ giảm được một phần nhỏ, không đáng bao nhiêu.

3.7. Làm biên bản trộm cắp mất mát:

Cách làm này không mấy khả thi vì thủ tục rườm rà, phải báo Công An và có xác nhận của các cơ quan chức năng khác.

3.8. Cho vay mượn để hợp thức hóa rồi trả lại:

Trường hợp xuất máy móc, thiết bị vật tư hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả nếu có hợp đồng và các chứng từ liên quan đến giao dịch phù hợp, cơ sở kinh doanh không phải lập hóa đơn, tính, nộp thuế GTGT.

Cách này chỉ áp dụng trong năm tài chính hiện hành nếu hai đồng ý.

3.9. Xuất hàng cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động:

Doanh nghiệp vẫn phải ghi nhận doanh thu với sản phẩm, hàng hóa như với giao dịch bán hàng thông thường và xuất hóa đơn GTGT.

Căn cứ pháp lý:

https://thuvienphapluat.vn/van-ban/thue-phi-le-phi/Thong-tu-166-2013-TT-BTC-huong-dan-xu-phat-vi-pham-hanh-chinh-thue-214794.aspx

https://thuvienphapluat.vn/van-ban/ke-toan-kiem-toan/Thong-tu-39-2020-TT-BTC-sua-doi-che-do-bao-cao-tai-Thong-tu-trong-linh-vuc-ke-toan-kiem-toan-doc-lap-443508.aspx