Những giấy tờ cần lưu văn phòng sau khi bán xong một đơn hàng
Việc lưu trữ hồ sơ sau khi hoàn tất một đơn hàng không chỉ phục vụ mục đích theo dõi doanh thu mà còn là yêu cầu bắt buộc để đối chiếu thuế, quyết toán kế toán và giải quyết các tranh chấp phát sinh (nếu có).
Xem thêm: Tại sao quan hệ xong thì ngủ ngon
Dưới đây là các nhóm giấy tờ quan trọng bạn cần lưu giữ tại văn phòng:
1. Nhóm chứng từ giao dịch và cam kết
Đây là cơ sở pháp lý cao nhất giữa người mua và người bán:
-
Hợp đồng kinh tế/Đơn đặt hàng (PO): Bản gốc có đầy đủ chữ ký và dấu mộc. Đây là căn cứ để đối chiếu các điều khoản về số lượng, giá cả và thời hạn thanh toán.
-
Phụ lục hợp đồng (nếu có): Các thay đổi về cấu hình hàng hóa hoặc chiết khấu phát sinh sau khi ký hợp đồng chính.
2. Nhóm chứng từ kho và vận chuyển
Nhóm này xác nhận hàng hóa đã thực sự rời kho và đến tay khách hàng:
-
Phiếu xuất kho: Xác nhận việc giảm tồn kho thực tế tại đơn vị.
-
Biên bản bàn giao/Phiếu giao hàng: Cực kỳ quan trọng. Cần có chữ ký xác nhận “Đã nhận đủ hàng và đúng chất lượng” từ phía khách hàng để tránh khiếu nại về sau.
-
Vận đơn (Waybill): Nếu sử dụng dịch vụ vận chuyển bên thứ ba, cần lưu lại mã vận đơn hoặc phiếu thu của đơn vị vận chuyển để đối soát phí ship.
3. Nhóm chứng từ kế toán và thuế
Đây là phần trọng tâm để làm việc với cơ quan Thuế:
-
Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn điện tử): Lưu trữ bản thể hiện (PDF) và file dữ liệu (XML). Ngay cả khi đã gửi cho khách, văn phòng vẫn phải lưu bản sao để phục vụ kê khai thuế hàng tháng/quý.
-
Chứng từ thanh toán: * Chuyển khoản: Ủy nhiệm chi hoặc sổ phụ ngân hàng xác nhận tiền đã về tài khoản.
-
Tiền mặt: Phiếu thu có chữ ký của người nộp tiền.
-
-
Bảng kê chi tiết hàng hóa: Đặc biệt cần thiết nếu hóa đơn chỉ ghi chung chung “Hàng hóa theo bảng kê số…”.
4. Nhóm chứng từ bảo hành và hậu mãi
-
Phiếu bảo hành (bản lưu): Ghi rõ số series, model và thời hạn bảo hành để tra cứu khi khách hàng yêu cầu sửa chữa.
-
Biên bản nghiệm thu/Thanh lý hợp đồng: Xác nhận hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ và không còn khiếu nại gì về mặt kỹ thuật hay tài chính.
Các lưu ý về mặt quản trị văn phòng:
| Tiêu chí | Yêu cầu lưu trữ |
| Thời gian lưu | Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán theo quy định pháp luật Việt Nam. |
| Hình thức | Nên kết hợp cả Lưu cứng (file hồ sơ theo tháng/quý) và Lưu số (scan tài liệu đưa lên cloud) để dễ dàng tra cứu. |
| Tính hợp lệ | Kiểm tra kỹ các chứng từ như phiếu thu, biên bản giao hàng phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. |
Mẹo nhỏ: Đối với các khoản chi phí bán hàng đi kèm (như phí bốc xếp, đóng gói) mà không có hóa đơn, bạn nên lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN) và lưu kèm để được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.