Hồ sơ cần chuẩn bị khi bị kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế

Kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế (doanh nghiệp, hộ kinh doanh…) được quy định tại Điều 110 Luật Quản lý thuế 2019 (vẫn áp dụng đến trước 01/7/2026) và Điều 72 Thông tư 80/2021/TT-BTC. Đoàn kiểm tra sẽ đối chiếu tờ khai thuế với sổ sách kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan trong phạm vi Quyết định kiểm tra. Người nộp thuế có nghĩa vụ cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu theo yêu cầu (nếu không có trong cơ sở dữ liệu ngành thuế).

Xem thêm: Tài sản ngắn hạn là gì

Mục tiêu chuẩn bị:

• Đảm bảo minh bạch, tránh bị truy thu, phạt vi phạm (có thể lên đến 20–100% số thuế thiếu).
• Giảm thời gian kiểm tra, dễ giải trình.
• Tránh biên bản vi phạm hành chính (nếu cung cấp chậm hoặc không đầy đủ sau 6 giờ làm việc).

Dưới đây là hồ sơ cần chuẩn bị theo 7 nhóm chính (tổng hợp từ thực tiễn và các hướng dẫn chuẩn của cơ quan thuế). Nên sắp xếp theo năm/kỳ kiểm tra, in ấn rõ ràng, có bảng kê danh mục và bản sao (bản gốc để đối chiếu khi cần).

Hồ sơ cần chuẩn bị khi bị kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế

1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp (Nhóm cơ bản, kiểm tra đầu tiên)

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh / Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (và các lần sửa đổi).
• Điều lệ công ty, Quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Kế toán trưởng.
• CMND/CCCD/Hộ chiếu người đại diện pháp luật.
• Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, nội quy lao động.
• Đăng ký phương pháp khấu hao TSCĐ với cơ quan thuế.
• Thông tin tài khoản ngân hàng đã đăng ký.
• Giấy phép con (nếu ngành nghề có điều kiện), hợp đồng thuê trụ sở.

Lý do: Xác nhận tư cách pháp nhân, địa điểm kinh doanh và quyền hạn. Thiếu sẽ bị nghi ngờ tính hợp pháp của toàn bộ hoạt động.

2. Sổ sách kế toán (Nhóm quan trọng nhất, đoàn kiểm tra sẽ kiểm tra chi tiết)

• Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản.
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng (đối chiếu với sổ phụ ngân hàng).
• Bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, bảng chi phí trả trước.
• Bảng nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu/hàng hóa.
• Sổ công nợ phải thu/phải trả, sổ vay nợ.

Lý do: Đoàn kiểm tra đối chiếu trực tiếp với tờ khai thuế. Phải đảm bảo liên tục, chính xác, có chữ ký đầy đủ theo Luật Kế toán. Nếu dùng phần mềm kế toán → cung cấp file dữ liệu điện tử (đọc được bằng Excel/Word).

3. Chứng từ kế toán & hóa đơn (Nhóm dễ bị “soi” nhất)

• Hóa đơn đầu vào/đầu ra (theo bảng kê đã nộp).
• Hợp đồng kinh tế (đầu vào & đầu ra) + phụ lục + biên bản nghiệm thu/bàn giao/thanh lý.
• Phiếu nhập/xuất kho, phiếu thu/chi, chứng từ thanh toán (chuyển khoản cho hóa đơn ≥ 20 triệu).
• Chứng từ nộp thuế, biên lai nộp ngân sách.

Lý do: Chứng minh tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chi phí và doanh thu. Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hoặc hóa đơn không hợp lệ → bị loại chi phí, truy thu thuế TNDN.

4. Hồ sơ khai thuế & báo cáo tài chính

• Tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN tạm tính (tháng/quý).
• Quyết toán thuế TNDN, TNCN hàng năm.
• Báo cáo tài chính đã nộp (các năm thuộc kỳ kiểm tra).
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
• Biên bản kiểm tra/thanh tra thuế các lần trước (nếu có).

Lý do: Đoàn kiểm tra đối chiếu số liệu kê khai với sổ sách thực tế. Chênh lệch → phải giải trình ngay.

5. Hồ sơ lao động & tiền lương (Thường bị kiểm tra sâu)

• Hợp đồng lao động, phụ lục, quyết định bổ nhiệm/tăng lương.
• Bảng chấm công, bảng thanh toán lương/thưởng.
• Hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN.
• Đăng ký giảm trừ gia cảnh, cam kết 02/CK-TNCN (nếu áp dụng).

Lý do: Xác nhận chi phí lương hợp lý, khấu trừ thuế TNCN đúng. Thiếu → bị loại chi phí TNDN.

6. Hồ sơ công nợ, vay nợ & tài sản

• Biên bản đối chiếu công nợ định kỳ.
• Hợp đồng vay, chứng từ trả nợ gốc/lãi.
• Hồ sơ TSCĐ (biên bản giao nhận, giấy tờ sở hữu).
• Hồ sơ chi phí tiếp khách, thuê ngoài, khuyến mãi (nếu có).

Lý do: Kiểm tra tính trung thực của công nợ và các khoản chi lớn.

7. Hồ sơ khác (tùy nội dung Quyết định kiểm tra)

• Chính sách bán hàng, chương trình khuyến mại.
• Hồ sơ hoàn thuế (nếu thuộc diện kiểm tra trước/sau hoàn thuế).
• Dữ liệu điện tử (nếu kê khai điện tử).

Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị & tiếp đoàn

• Thời gian: Sau khi nhận Quyết định kiểm tra (phải công bố trong 10 ngày làm việc), chuẩn bị ngay trong vòng vài ngày.
• Người đại diện: Kế toán trưởng + Giám đốc phải có mặt để giải trình.
• Công cụ hỗ trợ: Dùng phần mềm kế toán (MISA, Fast…) để đối chiếu nhanh sổ sách – tờ khai – chứng từ.
• Rủi ro thường gặp: Hóa đơn đầu vào không hợp lệ, chi phí không chứng minh được, chênh lệch doanh thu, thanh toán tiền mặt lớn.
• Sau kiểm tra: Đoàn lập biên bản → bạn có quyền giải trình trước khi ký. Nếu sai sót → khai bổ sung được (nhưng có thể bị phạt).

Tóm tắt: Chuẩn bị đầy đủ 7 nhóm trên giúp doanh nghiệp chủ động, giảm thiểu rủi ro và thể hiện tinh thần tuân thủ pháp luật. Không có danh sách “cứng” cố định vì phụ thuộc vào nội dung Quyết định kiểm tra cụ thể, nhưng các nhóm trên bao quát gần như toàn bộ.