1. Quỹ tiền mặt bị âm là gì

Qũy tiền mặt bị âm khi tổng chi tiền mặt trên sổ sách lớn hơn tổng thu tiền mặt trên sổ sách.Việc để quỹ tiền mặt bị âm là không phù hợp với thực tế. Bởi không có thu tiền thì không thể có chi tiền.Do đó quỹ tiền mặt bị âm sẽ không được cơ quan Thuế chấp nhận, và làm xấu báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Đây là lý do mà kế toán phải đưa ra giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả nhất.

Xem thêm :

TỒN KHO ẢO – RỦI RO VỀ THUẾ VÀ CÁCH XỬ LÝ CỦA DOANH NGHIỆP

NHỮNG SAI SÓT CẦN TRÁNH TRONG KẾ TOÁN

2. Nguyên nhân quỹ tiền mặt bị âm

Có rất nhiều lý do khiến quỹ tiền mặt bị âm. Tuy nhiên, có các nguyên nhân chính sau:

Nguyên nhân 1 : Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc khống nghiệp vụ chi tiền

Việc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền sẽ làm giảm khoản thu tiền tại doanh nghiệp. Việc làm nhiều phiếu chi tiền khống cho cùng 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm tăng số tiền chi của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do khiến tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bị âm.

Nguyên nhân 2 :Kế toán hạch toán sai trình tự Chi tiền trước, thu tiền sau. 

Việc kế toán hạch toán sai trình tự sẽ làm cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong kỳ hạch toán.

Nguyên nhân 3 : Kế toán hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán

Nguyên nhân 4 : Lỗi do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán, phân công công việc

Việc ghi số tiền thu chi vào sổ sách (sổ cái, sổ quỹ) không khớp với số tiền thực tế cũng khiến cho tiền mặt bị âm. Hoặc kế toán thu thập thiếu hoặc làm mất chứng từ thu, chi…; Không có sự đối soát sổ sách thường xuyên giữa kế toán và thủ quỹ.

Ngoài ra, việc hạch toán sai, hoặc vi phạm nguyên tắc bất công việc cũng là nguyên nhân khiến quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp bị âm.

3. Giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm

Giải pháp 1: Làm hợp đồng vay mượn cá nhân, lãi suất 0%

Cách làm này khá an toàn và hay được sử dụng ngoài thực tế. Kế toán có thể làm hợp đồng vay mượn với cá nhân giám đốc hoặc người trong hoặc ngoài công ty.

• Làm theo cách này sẽ giúp: (1) DN không phát sinh CP tài chính; (2) Làm tăng khoản Thu tiền tại DN (Kế toán phải làm phiếu thu)
• Hạch toán: N111/C341

Giải pháp 2 : Làm thủ tục tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp

• Cách làm này giúp tăng tiền mặt tại DN. Lưu ý nếu cá nhân góp vốn thì có thể góp bằng TM, còn nếu đối tượng góp vốn là DN thì phải CK. Khi đó, cần chú ý sự hợp thức hóa của chứng từ.
• Thủ tục tăng vốn điều lệ phức tạp và cần thời gian, do vậy yêu cầu cao kinh nghiệm của Kế toán. Theo đó, kế toán phải lưu ý DN phải góp đủ trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi và phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh.
• Giải pháp này hiệu quả, mang lợi ích nhiều mặt.
• Hạch toán: N111/C411

Giải pháp 3 :Hạch toán các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào TK 331

Cách làm này sẽ giúp doanh nghiệp giảm khoản chi tiền, giúp cân đối được âm tiền mặt.

Hạch toán:

Nợ hàng, Nợ CP

Nợ Thuế VAT đầu vào

Có 331 – Phải trả người bán

Bao giờ có tiền, sẽ thanh toán sau. Khi doanh nghiệp thanh toán, kế toán phản ánh:

N331/C111,112

Lưu ý khi sử dụng phương pháp này: Cần chuẩn bị đầy đủ, hợp lý các chứng từ công nợ đính kèm. Kế toán phải lưu ý thời hạn trả nợ thực tế với thời hạn ghi trên hợp đồng để tránh phát sinh chi phí trả chậm.

Giải pháp 5: Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ hạch toán sau

Các khoản chi nội bộ không liên quan đến hóa đơn GTGT có thể chuyển sang kỳ sau để làm giảm lượng chi tiền. Ví dụ: Chi lương nhân viên, chi tạm ứng

Giải pháp 4 :Tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng

tiền mặt

• Cách làm này giúp tăng Thu tiền mặt tại doanh nghiệp, làm giảm âm quỹ TM.
• Kế toán phải chuẩn bị chứng từ tạm ứng, thanh toán công nợ cẩn thận, đầy đủ.
• Hạch toán N111/C131