Những khoản chi phí hợp lệ không cần hoá đơn

Trong quản lý tài chính doanh nghiệp tại Việt Nam, nguyên tắc chung là mọi khoản chi phải có hóa đơn đỏ (hóa đơn điện tử). Tuy nhiên, cơ quan Thuế vẫn cho phép một số khoản chi phí hợp lệ (được trừ khi tính thuế TNDN) mà không nhất thiết phải có hóa đơn, miễn là có đầy đủ bộ chứng từ thay thế theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Xem thêm: Cách luộc rau muống xanh và ngon

Dưới đây là phân tích chi tiết các nhóm chi phí này:

1. Mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ kinh doanh/cá nhân có doanh thu thấp

Đối với các cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, họ không thuộc đối tượng xuất hóa đơn. Doanh nghiệp được tính vào chi phí nếu lập Bảng kê 01/TNDN.

Các mặt hàng áp dụng:
- Nông, lâm, thủy hải sản trực tiếp đánh bắt, nuôi trồng.
- Sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá… (sản xuất thủ công không kinh doanh).
- Đất, đá, cát, sỏi do người dân tự khai thác.
- Phế liệu thu mua của người trực tiếp thu nhặt.
- Đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.

Chứng từ cần thiết:

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (Mẫu số 01/TNDN).

Chứng từ thanh toán (Tiền mặt hoặc chuyển khoản).

CMND/CCCD của người bán.

2. Chi phí tiền lương, tiền công và phụ cấp cho người lao động

Đây là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn nhất không cần hóa đơn nhưng lại yêu cầu bộ hồ sơ nhân sự cực kỳ chặt chẽ.

Nội dung: Tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp (ăn trưa, điện thoại, trang phục), tiền bảo hiểm.
Điều kiện hợp lệ: Phải được quy định cụ thể trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của công ty.

Chứng từ cần thiết:

Hợp đồng lao động.

Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương.

Chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có) và chứng từ nộp BHXH.

Danh sách ký nhận tiền của người lao động.

3. Chi phí thuê tài sản của cá nhân (Dưới 100 triệu/năm)

Nếu doanh nghiệp thuê văn phòng, xe ô tô của cá nhân mà tổng tiền thuê trong năm từ 100 triệu đồng trở xuống:

Cá nhân không phải xuất hóa đơn: Doanh nghiệp dùng bộ chứng từ thuê tài sản để hạch toán.
Nếu trên 100 triệu/năm: Cá nhân phải lên cơ quan thuế đóng thuế để cấp hóa đơn lẻ cho doanh nghiệp.

4. Chi phí công tác phí (Vé máy bay, vé xe, tiền phòng)

Theo quy định mới nhất, các khoản chi phát sinh khi nhân viên đi công tác vẫn có thể được trừ nếu đảm bảo đúng quy chế.

Vé máy bay điện tử: Chỉ cần thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu trên 20 triệu) là đủ, không bắt buộc phải xé hóa đơn giấy nếu mua qua mạng.
Khoản khoán chi: Nếu doanh nghiệp có quy chế khoán chi phí đi lại, lưu trú cho nhân viên thì khoản khoán này không cần hóa đơn, chỉ cần quyết định cử đi công tác và bảng kê thanh toán.

5. Các khoản chi phí đặc thù khác

Lãi vay ngân hàng: Chỉ cần chứng từ thanh toán lãi vay (giấy báo nợ của ngân hàng), không cần hóa đơn.
Lệ phí, phí nhà nước: Các loại phí như phí cầu đường (vé lẻ), lệ phí môn bài, phí đăng kiểm… sử dụng biên lai thu phí/lệ phí thay cho hóa đơn.
Chi phí dự phòng: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ khó đòi (được trích lập theo quy định nội bộ và thông tư hướng dẫn).

⚠️ Lưu ý quan trọng để không bị loại chi phí

Dù không cần hóa đơn, nhưng để “lọt lưới” kiểm tra của cơ quan Thuế, doanh nghiệp phải đảm bảo 02 yếu tố:

Tính thực tế: Khoản chi phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tính đầy đủ: Bảng kê 01/TNDN phải do người đại diện pháp luật ký và chịu trách nhiệm. Giá mua trên bảng kê phải phù hợp với giá thị trường (nếu khai khống giá quá cao sẽ bị ấn định thuế).

Post Views: 2